¿Qué es el Packing List?

Si anteriormente vimos la diferencia entre Packing y Picking ahora vamos a ver que es el Packing List y como hacerlo correctamente. Aunque suene trivial, el Packing List, no es más que la guía de carga. Es un documento de uso obligatorio para realizar importaciones y exportaciones en el ámbito internacional, aduanero y marítimo.

En logística de transporte, es llamado igualmente, como la lista de empaque o lista de carga, la cual, en materia legal, comparte gran responsabilidad, tanto como la factura.

Evita costes y retrasos, pues a diferencia de la factura que suelen reflejar unidades y costos, impuestos y montos finales, la lista de empaque, le da importancia al contenido de una manera muy directa y específica. 

Aunque sean documentos necesariamente legales para el transporte de mercancías y diferentes en ciertos aspectos, deben coincidir en las cantidades de unidades de un producto, su valor, peso y descripción.

En síntesis y como su nombre lo señala, el packing list, se refiere a una lista del paquete de envío, que es realizada por el remitente y debe suministrar datos como: contenido, peso, volumen y bultos de lo transportado.

¿Por qué es necesario el packing list?

Es necesario porque evita retrasos, decomisos y permite el chequeo de manera más expedita en las aduanas. Además, ayuda a detectar y restringir el ingreso de mercancías no permitidas en ciertos países.

Igualmente, tiene la utilidad de reconocimiento de los embarques, así como, facilita el chequeo por parte de las autoridades y funge como comprobante de lo que llega y sale de los almacenes. 

También, es requerido bajo circunstancias de pérdidas, daños o pedidos incorrectos.  

¿Por qué es importante el packing list?

Es de gran relevancia, porque es usado por los navieros o capitanes de buques, para realizar el bill of lading, que es la acreditación de las mercancías transportadas y sus condiciones al ser entregadas, así como previene el embarque de artículos no permitidos.

En el ámbito de las importaciones y exportaciones, existen restricciones para el transporte de ciertos productos, esto dependerá del país de salida y llegada de la mercancía.

Un mal llenado de esta lista, puede implicar el bloqueo del contenedor o retraso de la entrega de la carga, así como el decomiso, por el envío de mercancía no permitida.

¿Cómo hacer un packing list?

Para hacerlo, el remitente del envío, requiere ser muy minucioso, exacto, detallado y hasta precavido, en el sentido de evitar retrasos o decomisos de la mercancía, por errores en el llenado, pues esta guía, permite el chequeo en las aduanas.

A ciencia cierta, no existe un modelo como tal. Pero todas las listas de carga, al igual que las facturas, son muy afines en cuanto a forma y sobre la información que deben suministrar; por lo general, sus condiciones dependerán de la empresa o exportador que lo realiza.

Básicamente, el packing list debe contener:

• Fecha.
• Datos del remitente o exportador.
• Datos del receptor o importador.
• Direcciones de origen y destino de la mercancía.
• Cantidad de bultos.
• Peso y volumen de cada uno de los bultos.
• Peso y volumen de la mercancía empaquetada.
• Número de factura de la mercancía.

También pueden ser incluidos otros datos, aunque no sean obligatorios:

• En el caso de envíos masivos de paquetes o de contenedores, es recomendable especificar en esta lista, lo cargado en cada paquete o contenedor; siendo de doble utilidad, para tener identificada la carga y optimizar el despacho en aduana. 
• Otro detalle a incluir es el número del precinto del contenedor, o de cada contenedor, de ser varios; en el caso de que se vaya a entregar la guía, después de la carga en el contenedor.
• El valor de cada uno de los bultos y del total.

En todos los casos y como recomendación final, el packing list, debe ir protegido en un sobre y estar fijo en la parte externa del paquete, evitando siempre ponerlo junto a cierres, cintas o esquinas, que no permitan su visualización o en zonas que puedan dañarse.